Tietosuoja

KOTKAN I KAUPPATORIN APTEEKIN ETUASIAKKUUDEN TIETOSUOJASELOSTE

 

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679
Laatimispvm: 1.3.2016
Päivityspäivä: 28.6.2018

1. REKISTERIN PITÄJÄ

Nimi: Kotkan I Kauppatorin apteekki
Katuosoite: Kirkkokatu 10
Postitoimipaikka: 48100 Kotka

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Apteekkari: Tuula Lekander
Tietosuojavastaava: Anu Talvitie
Yhteystiedot: Kirkkokatu 10, 48100 Kotka
puh 05 210 8300, email: kauppatorinapteekki.kotka@apteekit.net

3. REKISTERIN NIMI

Kotkan I Kauppatorin apteekin (jäljempänä Kauppatorin apteekin) Etuasiakkuuden tietosuojaseloste.

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Hyvän Mielen Apteekki –ketjuun kuuluva Kauppatorin apteekki pitää etuasiakkaan ilmoittamista tiedoista sekä lääkeostoista rekisteriä. Etuasiakkuusrekisteriä käytetään ainoastaan etuasiakkaille suunnattuun apteekin omaan tiedottamiseen, lääkityksen seurantaan sekä etuasiakasohjelman asiakasviestintään. Apteekki ylläpitää yhteystietokantaa, jonka avulla asiakkaalle voidaan toimittaa Kauppatorin apteekin kanta-asiakaslehtiä, sähköisiä uutiskirjeitä, kirjeitä ja kortteja, tekstiviestejä sekä muita markkinointitiedotteita. Kauppatorin apteekki tallentaa asiakkaan ostohistorian 24 kuukauden ajalta, mikä mahdollistaa myös ostokertymän seuraamisen Etuasiakkaille. Etuasiakkuuspalvelu ja siinä käsiteltävät henkilötiedot perustuvat asiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen.

Allekirjoittamalla Etuasiakkuutta koskevan sopimuksen asiakas antaa apteekille oikeuden hakea ajantasaiset KELA-korvaustiedot KELA:n sähköisen kyselypalvelun kautta aina reseptilääkkeitä noudettaessa.

Etuasiakasohjelman tietojen käsittelyssä ei käytetä profilointia eikä automaattista päätöksentekoa.

Muuhun apteekkiasiakkuuteen liittyviä tietoja käsitellään Kauppatorin apteekin asiakastietojen käsittelyä koskevan tietosuojaselosteen mukaan. Etuasiakasohjelmassa ei käsitellä asiakkaan terveystietoja.

5. ETUASIAKKUUDESTA TALLETETUT TIEDOT JA TIETOLÄHTEET

Etuasiakkuussopimuksessa saatavat suostumukset ja tiedot ovat edellytys etuasiakkuuspalvelun toteuttamiseksi. Etuasiakkuuden rekisterin tietolähteenä toimii asiakkaan täyttämä ja allekirjoittama kanta-asiakassopimus. Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot etuasiakkaasta:

  • Nimi
  • Henkilötunnus
  • Kotiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Mahdollinen työpaikkakassa
  • Lääkeaineallergiat
  • Vuotuiset apteekkiostot tuotteen Kela-korvattavuuden / ALV-kannan mukaan
  • Asiakkaan erityistoiveet asiakaspalveluun liittyen
  • Suostumus sähköpostilla ja /tai tekstiviestillä tapahtuvaan markkinointiin
  • Liittymispäivämäärä

6. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Kauppatorin apteekki säilyttää Etuasiakkuuspalvelun tietoja toistaiseksi. Kauppatorin apteekki poistaa perustiedot rekisteristä kolmen kuukauden kuluessa, mikäli asiakas ilmoittaa lopettavansa etuasiakkuuden tai apteekki saa tiedon asiakkaan kuolemasta. Apteekki voi myös poistaa asiakkaan perustiedot, mikäli hän ei asioi apteekissa.

7. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA TIETOJEN SIIRTO

Asiakkaan suostumuksella yhteystietoja luovutetaan markkinoinnista vastaavalle Hyvän Mielen Apteekit Oy:lle. Osoitetiedot tarvitaan asiakastiedotteiden postittamiseen. Etuasiakas saa Hyvän Mielen Apteekilta sähköpostilla etuasiakasohjelmaan kuuluvaa viestintää, jonka hän voi halutessaan perua saamastaan sähköpostista. Mobiilimarkkinointia lähetetään ainoastaan siihen nimenomaisen suostumuksen antaneille etuasiakkaille. Kauppatorin apteekki ei luovuta asiakasrekisterin tietoja ilman asiakkaan kirjallista suostumusta ulkopuolisille tahoille.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A Manuaalinen aineisto

Asiakkaan allekirjoittama kanta-asiakaslomake arkistoidaan ja mapitetaan asiakaskohtaisesti kansioihin, joita säilytetään Kauppatorin apteekissa. Kansioita säilytetään apteekin takatiloissa asiakkaiden ulottumattomissa ja öisin lukitussa tilassa.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Etuasiakkaan rekisteritietoja käsitellään ATK:n avulla Kauppatorin apteekin apteekkijärjestelmässä. Sähköiset asiakasrekisterit ovat apteekkiverkon palomuurin takana tietokoneella, tiedoston varmuuskopiointi tehdään päivittäin tikulle.

Kauppatorin apteekin tiloissa työskentelevät työntekijät ovat salassapitovelvollisia asiakastiedoista ja työssä esiin tulleista seikoista. Terveydenhuollon ammattihenkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus, mutta lisäksi salassapitosopimus tehdään kirjallisena työsuhteen alkaessa ja se sitoo työntekijää myös työsuhteen päätyttyä.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Etuasiakkaalla on oikeus esittää pyyntöjä henkilötietoihinsa liittyen. Pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla kirjallisella asiakirjalla. Pyynnön voi antaa kenelle tahansa Kauppatorin apteekin työntekijälle, joka välittää sen edelleen apteekkarille tai tietosuojavastaavalle. Oikeudet ovat maksuttomia.

Pyyntöihin vastataan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Tiedot antaa rekisterinpitäjän ohjeistama ja valtuuttama työntekijä. Ennen tietojen luovuttamista asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan. Rekisterin tiedot toimitetaan asiakkaalle yhtenä jäljennöksenä. Sähköiseen pyyntöön vastataan sähköisesti, jos menettely on tietoturvan näkökulmasta mahdollista. Kirjalliset pyynnöt arkistoidaan kanta-asiakasliittymislomakkeen yhteyteen Kauppatorin apteekissa.

Henkilötietojen tarkastaminen
Etuasiakkaalla on oikeus saada tietää käsitelläänkö hänen henkilötietojaan Kauppatorin apteekissa. Mikäli henkilötietoja käsitellään Kauppatorin apteekissa, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Virheellisen tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen henkilötiedon korjaamista, jolloin Kauppatorin apteekki päättää virheen korjaamisesta.

Etuasiakkuuden päättäminen ja henkilötietojen poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa etuasiakkuutensa ilmoittamalla siitä Kauppatorin apteekkiin, eikä asiakas sen jälkeen ole oikeutettu etuasiakasohjelman asiakasetuihin. Etuasiakkuuden peruuttaminen ei vaikuta etuasiakkuuden aikana suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Kauppatorin apteekki poistaa tiedot rekistereistään kolmen kuukauden kuluessa.

Asiakkaalla on myös oikeus pyytää tietojensa poistoa Etuasiakkuusrekisteristä vastustaessaan perusteetonta henkilötietojen käsittelyä, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai apteekki on lain mukaan velvollinen poistamaan tiedot. Rekisterinpitäjän päättää kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen tietojen poistamisesta ilman aiheetonta viivytystä.

Tietojen käsittelyn rajoittaminen
Etuasiakkaalla on oikeus vaatia Kauppatorin apteekkia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, kun:
• etuasiakas odottaa apteekin vastausta tietojensa oikaisemisesta tai poistamisesta
• etuasiakas epäilee apteekin käyttävän henkilötietoja lainvastaisesti, mutta ei halua tietoja poistettavan (liittyen oikeudellisen vaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen)

Jos rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu edellä mainituilla perusteilla, kyseisiä henkilötietoja saa säilyttämistä lukuun ottamatta käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Tietojen siirto järjestelmästä toiseen
Etuasiakkaalla on halutessaan oikeus saada toimittamansa henkilötiedot koneellisesti luettavissa olevassa muodossa siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Jos siirto ei ole teknisesti tai tietoturvallisesti mahdollista, etuasiakas voi itse toimittaa vastaavat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Valitusoikeus viranomaiselle
Jos Kauppatorin apteekki ei ole rekisterinpitäjänä noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä, etuasiakkaalla on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite:
PL 800
00521 Helsinki

Käyntiosoite:
Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735

Kotkan I Kauppatorin apteekki Tietosuojaseloste 28.6.2018